Tento dokument popisuje, ako spoločnosť EKOLAS, s.r.o. spracúva osobné údaje v zmysle nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
1. Prevádzkovateľ
EKOLAS, s.r.o.
Sídlo: Paderovce, Poľná ulica 11/2, 919 30 Jaslovské Bohunice
IČO: 36 227 897 · DIČ: 2020163772 · IČ DPH: SK2020163772
Zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel: Sro, vložka č. 11025/T
E-mail: mariob@ekolas.sk
Telefón: +421 905 682 824
2. Aké údaje spracúvame
- Identifikačné údaje (meno, priezvisko, titul, IČO, DIČ)
- Kontaktné údaje (adresa, e-mail, telefón)
- Údaje súvisiace s realizáciou služieb (objednávka, fakturácia, miesto výkonu, použité prípravky, dátumy zásahov)
- Údaje z webovej stránky (technické cookies; približná poloha — mesto/kraj — odvodená z IP adresy priamo v našej infraštruktúre, pričom samotnú IP adresu neukladáme v plnom formáte a neposielame ju tretím stranám; analytické cookies neukladáme bez súhlasu)
- Anonymné meranie návštevnosti — pri zobrazení stránky zaznamenávame navštívenú adresu (URL), odkazujúcu stránku, prípadné UTM parametre kampane a približnú polohu (mesto/kraj odvodené z IP; samotná IP sa neukladá). Prebieha bez cookies a bez identifikácie návštevníka, na základe oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR)
- Údaje pre odber noviniek (newsletter) — e-mailová adresa, dátum a doklad o udelení súhlasu (časová pečiatka, anonymizovaný hash IP adresy a typ prehliadača)
- Evidencia doručenia a otvorenia odoslaných e-mailov a dokumentov — pri rozoslaných newslettroch, cenových ponukách a protokoloch evidujeme doručenie a otvorenie správy/odkazu (vrátane identifikácie príjemcu, ktorému bol dokument adresovaný) na základe oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) — potvrdenie doručenia a vyhodnotenie relevantnosti obchodnej komunikácie; údaje sú orientačné a viažu sa len na konkrétnu rozosielku
- Konverzácie vo verejnom AI chate na webe — text správ, ktoré napíšete, spracúvame na vygenerovanie odpovede; na generovanie odpovede využívame poskytovateľa AI (Anthropic). Neodporúčame zadávať do chatu citlivé osobné údaje
3. Účel spracovania
- Plnenie zmluvy o poskytnutí DDD služby (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR)
- Plnenie zákonných povinností (zákon č. 355/2007 Z. z., 67/2010 Z. z., účtovné a daňové predpisy)
- Vystavenie protokolov o vykonaní DDD služby a vedenie súvisiacej evidencie podľa zákona č. 355/2007 Z. z. o ochrane verejného zdravia
- Vystavenie a archivácia fumigačných protokolov/certifikátov k realizovanému ošetreniu vrátane údajov potrebných pri exportných požiadavkách
- Komunikácia so zákazníkom v rámci poskytovania služieb
- Oprávnený záujem prevádzkovateľa pri evidencii a archivácii zmlúv
- Zasielanie noviniek a odborných informácií (newsletter) — na základe súhlasu (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) pri prihlásení cez web; voči existujúcim klientom môže ísť o priamy marketing na základe oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) s možnosťou kedykoľvek namietať/odhlásiť sa
4. Doba uchovávania
- Účtovné doklady: 10 rokov (zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve)
- Dopyty a správy z kontaktného / HACCP formulára (leady): po dobu vybavenia dopytu a nadväzujúcej komunikácie; najneskôr do 24 mesiacov od podania sa osobné údaje v dopyte automaticky anonymizujú (ak medzitým nedošlo k uzavretiu zmluvy — vtedy sa údaje zákazníka vedú v evidencii klientov na inom právnom základe)
- Protokoly o DDD zásahu: spravidla 5 rokov, ak zmluva, kontrolné požiadavky, oprávnený záujem alebo osobitný predpis nevyžadujú inú dobu
- Kontaktné údaje pre marketingové účely: do odvolania súhlasu
- Odber noviniek (newsletter): do odhlásenia z odberu; nepotvrdené prihlášky (bez kliknutia na potvrdzovací odkaz) mažeme do 30 dní; evidenciu o odoslaných e-mailoch (komu a kedy bol newsletter odoslaný) uchovávame 24 mesiacov pre účely preukázateľnosti
- Prevádzkové logy odoslaných e-mailov: 24 mesiacov
- Konverzácie s AI asistentom (verejný webový chat aj interný asistent): 12 mesiacov
- Evidencia otvorení odoslaných dokumentov (newsletter, cenové ponuky, protokoly): 24 mesiacov
- Webové cookies: session cookies sa mažú po zatvorení prehliadača; perzistentné max. 2 roky (najdlhšie analytické _ga — 24 mesiacov; cookie so záznamom súhlasu — 365 dní); záznam o udelení/odmietnutí súhlasu uchovávame pre preukázateľnosť
5. Príjemcovia údajov
Vaše osobné údaje môžeme poskytnúť:
- Štátnym orgánom v prípadoch požadovaných zákonom (RÚVZ, ŠVPS, ÚKSÚP, Finančná správa)
- Účtovnému / daňovému poradcovi pre účely fakturácie
- IT a hostingovým poskytovateľom (Vercel, Supabase) — výlučne na technickú prevádzku stránky a CRM, viazané zmluvou o spracúvaní
- Poskytovateľovi e-mailových služieb (Websupport, s.r.o.) — na odosielanie transakčných a newsletterových e-mailov
- Poskytovateľovi platobných služieb (Stripe, Inc.) — iba ak sa rozhodnete uhradiť faktúru online kartou; Stripe spracúva platobné údaje ako samostatný prevádzkovateľ podľa vlastných podmienok, my kartové údaje nevidíme ani neuchovávame
- Poskytovateľovi AI služieb (Anthropic) — iba text, ktorý zadáte do AI chatu na našej stránke alebo ktorý spracúva interný AI asistent; slúži výlučne na vygenerovanie odpovede, viazané zmluvou o spracúvaní
- Poskytovateľom analytických a marketingových nástrojov (Google Ireland Ltd. — Google Analytics 4, Google Ads; Meta Platforms Ireland Ltd. — Meta Pixel) — iba s vaším súhlasom udeleným v cookies lište; bez súhlasu sa tieto nástroje vôbec nenačítajú a žiadne údaje sa im neposkytujú (podrobnosti v časti Cookies nižšie)
Niektorí z uvedených poskytovateľov (Vercel, Stripe, Anthropic, Google, Meta) majú sídlo v USA. Prenos údajov do USA prebieha na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti (EU-US Data Privacy Framework) alebo štandardných zmluvných doložiek (čl. 46 GDPR), vždy v minimálnom nevyhnutnom rozsahu. Nad tento rámec poskytujeme údaje mimo EÚ len vtedy, ak je to potrebné na splnenie exportných alebo fytosanitárnych požiadaviek konkrétnej zásielky (a iba minimálny rozsah pre identifikáciu zásielky).
6. Newsletter a priamy marketing
Na webovej stránke je možné prihlásiť sa na odber noviniek (newsletter). Prihlásenie je dobrovoľné a vyžaduje výslovný súhlas; spracúvame iba e-mailovú adresu a doklad o súhlase. Newsletter môžeme zaslať aj existujúcim klientom v rámci priameho marketingu na základe oprávneného záujmu — vždy s možnosťou jednoducho sa odhlásiť.
- Odhlásenie kedykoľvek — každý newsletter obsahuje odhlasovací odkaz; po kliknutí vám už ďalšie e-maily nezašleme.
- Evidencia odoslania — pre účely preukázateľnosti (GDPR čl. 5 ods. 2 — zodpovednosť) vedieme záznam o tom, ktorému e-mailu a kedy bol konkrétny newsletter odoslaný.
- Žiadne profilovanie — obsah newslettera neprispôsobujeme automatizovaným rozhodovaním ani profilovaním.
Údaje o firmách z verejných registrov (B2B)
Pre účely kontaktovania firemných zákazníkov vedieme v našej internej databáze aj údaje získané z verejne prístupných registrov a zoznamov (najmä zoznam správcov bytových domov vedený MDV SR na zoznamspravcov.sk, obchodný a živnostenský register). Ide o informáciu podľa čl. 14 GDPR — údaje sme nezískali priamo od vás:
- Rozsah: obchodné meno, IČO, sídlo, firemné kontaktné údaje (e-mail, telefón) a mená štatutárnych či zodpovedných zástupcov tak, ako sú zverejnené v registri.
- Účel a právny základ: vedenie B2B databázy potenciálnych a existujúcich obchodných partnerov a ich oslovenie s ponukou našich služieb — oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
- Doba: kým trvá účel, najdlhšie do vašej námietky alebo odhlásenia.
- Vaše právo namietať (čl. 21 GDPR): kedykoľvek — e-mailom na mariob@ekolas.sk alebo kliknutím na odhlasovací odkaz v e-maile. Po námietke vás na marketingové účely už nekontaktujeme.
7. Vaše práva (GDPR čl. 15–22)
- Právo na prístup k vašim údajom
- Právo na opravu nesprávnych údajov
- Právo na vymazanie („právo byť zabudnutý") — ak nie sme zo zákona viazaní údaje uchovať
- Právo na obmedzenie spracovania
- Právo na prenosnosť údajov
- Právo namietať proti spracovaniu
- Právo kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním (čl. 7 ods. 3 GDPR) — bez vplyvu na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním; odvolať ho môžete odhlasovacím odkazom v e-maile, cez „Nastavenia cookies" v pätičke stránky alebo e-mailom
- Právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov SR
Žiadosť môžete zaslať e-mailom na mariob@ekolas.sk alebo poštou na sídlo spoločnosti. Odpovieme najneskôr do 30 dní.
8. Cookies a sledovanie
Webová stránka používa nasledujúce typy cookies:
- Technicky nevyhnutné — session, autentifikácia klientskeho portálu, uložené rozhodnutie o súhlase. Nevyžadujú súhlas podľa § 109 ods. 8 zák. 452/2021 Z. z.
- Funkčné — zapamätanie zvoleného svetlého/tmavého režimu zobrazenia. Ukladá sa len na základe vášho výslovného prepnutia (výnimka podľa § 109 ods. 8 zák. 452/2021 Z. z. — službu ste si sami vyžiadali), nie automaticky.
- Analytické — Google Analytics 4 (anonymizovaná štatistika). Aktívne iba so súhlasom; pri aktivácii používame Google Consent Mode v2.
- Marketingové — Google Ads (konverzie, remarketing), Meta Pixel (Facebook/Instagram). Aktívne iba so súhlasom; bez súhlasu sa Meta Pixel vôbec nenačíta.
Nastavenia cookies môžete kedykoľvek zmeniť cez cookie banner alebo link „Nastavenia cookies" v pätičke stránky. Podrobný zoznam cookies a poskytovateľov nájdete v dokumente Zásady používania súborov cookie.
V zhode s GDPR čl. 7 ods. 1 (preukázateľnosť súhlasu) si ukladáme audit log konkrétneho rozhodnutia: verziu policy, časovú pečiatku, schválené kategórie a anonymizovaný kontext požiadavky (hash IP /24, user agent). IP adresa sa neukladá v plnom formáte.
9. Bezpečnosť
Vaše údaje chránime technickými a organizačnými opatreniami: šifrovanie prenosu (HTTPS/TLS), kontrolovaný prístup, pravidelné zálohy, audit logov pri prístupe k CRM. Údaje sú hostované v EÚ (Supabase EU region).
10. Zmeny zásad
Tieto zásady môžu byť priebežne aktualizované. Aktuálnu verziu nájdete vždy na tejto adrese. Pri podstatnej zmene vás budeme informovať e-mailom (ak sme s vami v kontakte).
11. Kontakt
Otázky týkajúce sa spracovania osobných údajov:
E-mail: mariob@ekolas.sk
Telefón: +421 905 682 824